Ogni volta che devi prendere una decisione aziendale, devi sempre soppesare una scelta rispetto a un'altra. A volte, la scelta è tra il progetto A e il progetto B, ea volte la scelta è tra il progetto A e il non fare nulla. Un'analisi costi-benefici è il modo più semplice per confrontare le tue opzioni per determinare se andare avanti con un progetto. L'idea è di valutare i costi del progetto rispetto ai benefici e identificare l'azione che ti darà il massimo profitto.
Che cos'è l'analisi costi-benefici?
Un'analisi costi-benefici è una metodologia per valutare una decisione nel modo più obiettivo possibile. Si tratta di sommare i vantaggi di un progetto, di un investimento o di una linea di condotta e quindi di confrontarli con i costi associati. Se hai mai preso un foglio di carta e tracciato una linea al centro, elencando i vantaggi di un'azione proposta da un lato e gli svantaggi dall'altro, allora hai già eseguito un'analisi costi-benefici nella sua forma più rudimentale. modulo.
Qual è la rilevanza dell'analisi costi-benefici per le aziende?
Quando sei innamorato di un'idea, è facile lasciare che la tua immaginazione scappi via con te. Molte aziende hanno sofferto gravemente perché hanno investito in un progetto che suonava bene in sala riunioni, ma alla fine non ha generato alcun rendimento. Un'analisi costi-benefici può portare le tue idee nel mondo reale, ponendo efficacemente la domanda "Ne vale la pena?"
In termini di processo decisionale aziendale, è possibile utilizzare la metodologia per analizzare un'ampia varietà di situazioni:
- Per valutare se vale un investimento di capitale.
- Per decidere se assumere nuovi dipendenti.
- Per determinare se un progetto o un cambiamento operativo è fattibile.
- Sviluppare un punto di riferimento per confrontare i progetti.
- Per valutare un'iniziativa di marketing rispetto a un'altra.
- Valutare l'opportunità di una politica proposta.
- Per dare la priorità agli investimenti, quindi ti concentri sulle azioni che restituiscono il maggior valore per prime.
- Quantificare gli effetti che un'iniziativa di cambiamento avrebbe sugli stakeholder.
- Per stabilire obiettivi per il progetto stesso, ad esempio, per impostare limiti di tempo, produttività o costi su un progetto che hai analizzato e approvato.
In molti modi, l'equazione costi-benefici è l'essenza del business. Spendere denaro (costi) per creare valore (benefici) è ciò che fanno le aziende, quindi i clienti compreranno da te e tu potrai realizzare un profitto. L'introduzione di un processo formale per la valutazione dei costi e dei benefici derivanti dalle modifiche proposte aggiunge semplicemente rigore a qualcosa che la tua azienda sta già facendo ogni giorno.
Come si esegue un'analisi costi-benefici?
Sebbene non esista un modo giusto o sbagliato per eseguire un'analisi costi-benefici, la maggior parte delle metodologie conterrà i seguenti passaggi:
Qual è il problema? Una parte importante di un'analisi costi-benefici è identificare qual è il problema che stai cercando di risolvere. Un'analisi costi-benefici è più efficace quando si articola il problema nei suoi termini più semplici: "dovremmo assumere un nuovo addetto al servizio clienti?" è un problema migliore da valutare rispetto a "come dovremmo risolvere le lacune nella nostra offerta di servizio clienti?"
Quali sono i costi? Il prossimo passo è fare un brainstorming su tutti i costi associati al problema e fare un elenco di questi. Ad esempio, per i costi associati all'assunzione di un nuovo membro del team, potresti scrivere:
- Salario annuo $ 40.000.
- Costo del pacchetto vantaggi $ 2.000.
- Il reclutamento costa $ 4.500.
- La formazione costa $ 1.500.
- Valore del tempo impiegato dal responsabile delle risorse umane nell'assunzione di $ 3.000.
E così via. I costi includono il costo diretto delle risorse - materie prime - necessarie e costi indiretti - spese generali, amministrazione - nonché il valore dello sforzo umano coinvolto nell'attuazione del progetto. Pensa lateralmente e includi tutte le possibili spese che possono essere sostenute sia durante il progetto che dopo che è finito. Avrai bisogno di formare il personale? Ci sarà una diminuzione della produzione mentre la squadra si abitua al nuovo sistema?
Quali sono i vantaggi? Questo passaggio è il più complicato perché è molto difficile prevedere con precisione i ricavi futuri, soprattutto se non hai mai intrapreso un progetto come questo prima. Inoltre, potrebbero esserci vantaggi immateriali a cui è difficile allocare un valore in dollari. Cose come la soddisfazione dei dipendenti o l'impatto della tua azione sull'ambiente rientrano in questa categoria.
In questo passaggio, devi trovare un valore numerico per tutti i possibili benefici associati alla tua azione. È importante consultare le parti interessate in modo da poter valutare correttamente i benefici che potrebbero derivare a lungo termine.
Confronta costi e benefici e prendi una decisione informata. Il passaggio finale consiste nel confrontare i costi totali con i vantaggi totali e prendere una decisione. I vantaggi superano i costi? Lo fanno in modo significativo? Se è così, dovresti dare il via libera al progetto.
In questa fase, la maggior parte delle aziende prenderà in considerazione il periodo di recupero. Questo rappresenta quanto tempo impiegherà l'azienda a raggiungere il punto di pareggio, che è il punto in cui i benefici hanno ripagato i costi. Più breve è il periodo di rimborso, meno tempo dovrai aspettare prima che il tuo progetto inizi a fare soldi.
Per semplici analisi, il seguente calcolo ti darà un'idea approssimativa del tuo periodo di recupero:
Costo totale / entrate totali = durata del periodo di recupero.
Il ruolo delle ipotesi nell'analisi costi-benefici
A meno che tu non sia estremamente fortunato, non otterrai mai tutte le informazioni necessarie per completare un'analisi costi-benefici. Ci saranno sempre lacune nelle informazioni che devi riempire in un modo o nell'altro. Un modo per farlo è attraverso supposizioni, o la tua migliore ipotesi sulle informazioni che mancano.
Per il project manager inesperto, creare le proprie ipotesi è uno degli aspetti più spaventosi dell'analisi costi-benefici. La paura diminuisce una volta compreso che le ipotesi sono supportate da prove e non sono solo supposizioni selvagge. Fondamentalmente, andrai dove ti portano le prove.
Ecco un esempio. Supponi di eseguire un'analisi costi-benefici su un progetto di investimento immobiliare. Potresti non sapere quali saranno le spese di manutenzione che andranno avanti. Quello che sai, tuttavia, sono i tipi di spese di manutenzione che hai pagato per proprietà simili in passato. Puoi utilizzare alcuni di questi numeri per formulare una solida ipotesi da incorporare nella tua analisi. I benchmark del settore, il costo medio e i tassi di rendimento medi sono tutti utili proxy quando mancano i dati specifici del progetto.
Fai attenzione quando usi le ipotesi. Le cose non seguono sempre le tendenze e anche il più piccolo cambiamento nella tua ipotesi può produrre risultati notevolmente diversi. C'è un modo per nasconderlo e si chiama "analisi di sensibilità".
I pro ei contro dell'analisi di sensibilità
L'analisi di sensibilità o "what if" è l'atto di tornare alla tua analisi costi-benefici e giocare con le tue ipotesi. Ad esempio, se si dispone di incertezza su una statistica di crescita della popolazione e si ipotizza un tasso di crescita del 3%, si rieseguirà l'analisi con un'ipotesi del 2% o del 4%.
Guarda cosa succede alla tua analisi quando lo fai. L'analisi è ancora robusta? Vorresti comunque il via libera al progetto, anche quando le ipotesi saranno cambiate?
Quando non dovresti usare l'analisi costi-benefici
Tieni presente che l'analisi costi-benefici è uno strumento semplice, utilizzato al meglio per prendere decisioni finanziarie dirette. Le decisioni critiche per l'azienda, ad alto costo o complesse richiedono un approccio più solido come il calcolo del valore attuale netto e il tasso di rendimento interno. Questi approcci tengono conto del valore temporale del denaro, o dell'idea che il denaro in tasca oggi vale il denaro che potresti ricevere in futuro, a causa del suo potenziale di guadagno.
L'analisi costi-benefici non tocca questi temi ed è, nella migliore delle ipotesi, una tecnica di analisi inesatta. L'importanza dell'analisi costi-benefici nella gestione dei progetti è chiara, ma funziona meglio quando si dispone di tutte le proiezioni e i dati finanziari. Includere elementi immateriali all'interno dell'analisi porta inevitabilmente più soggettività nel processo.
