A volte, le normative contabili possono sembrare confuse e potresti chiederti come classificare determinate spese. Ad esempio, qual è esattamente la definizione di spesa in conto capitale secondo le linee guida GAAP o come dovrebbe essere classificata una spesa di riparazione? Esistono principi contabili generalmente accettati, noti come GAAP, al fine di mantenere la coerenza e l'affidabilità nella registrazione e nella rendicontazione finanziaria tra le società negli Stati Uniti. Comprendere le differenze tra i tipi di spesa non solo può aiutarti a gestire meglio i tuoi libri, ma anche a mantenerti conforme alle normative IRS al momento delle tasse.
Definizione di spese in conto capitale in base ai GAAP
Una spesa capitalizzata è quella che diventa una risorsa per la tua azienda ed è in genere una spesa molto più grande. Ad esempio, un veicolo o un'attrezzatura di produzione che verrà utilizzata per diversi anni e genererà entrate aggiuntive è considerata una spesa in conto capitale e un investimento nella tua azienda. Piuttosto che detrarre il costo come spesa aziendale tutto in un anno, queste spese devono essere detratte nel tempo. Questa detrazione viene definita ammortamento o spesa di ammortamento. Il codice fiscale IRS determina importi e limiti di tempo per l'ammortamento di queste spese.
Spese di riparazione e manutenzione
Una spesa corrente è il costo di tutto ciò che è necessario per mantenere la tua attività operativa su base giornaliera. In genere questi articoli vengono consumati o utilizzati immediatamente o nel corso di un anno. I costi possono essere detratti come spese aziendali ogni anno al momento delle tasse. Di solito, i costi generali di riparazione e manutenzione sono considerati spese correnti. Ad esempio, se il computer smette di funzionare, la parte necessaria per ripararlo dovrebbe essere classificata come costo aziendale corrente, poiché la spesa era necessaria per riportare il computer alle condizioni di lavoro precedenti. Allo stesso modo, le spese per lavori di manutenzione che mantengono le apparecchiature funzionanti correttamente nel corso della loro vita prevista sono considerate normali spese aziendali. Queste spese devono essere sempre riportate entro il periodo in cui si sono verificate.
Determinazione delle differenze
Spesso, due fattori determinano se una spesa è una riparazione rispetto a una spesa capitalizzata: durata e valore. Una riparazione mantiene le attrezzature o gli edifici funzionanti allo stesso livello forse per i prossimi anni. Il lavoro considerato come un miglioramento dello spazio fisico o che estende in modo significativo la durata dell'attrezzatura al punto da aumentare il valore effettivo del bene è considerato una spesa capitalizzata. Ad esempio, se durante lo spostamento dei mobili nel tuo ufficio fai un buco nel muro, i materiali necessari per riparare il buco e ridipingere il muro sarebbero considerati una spesa di riparazione o manutenzione, perché stavi riportando la stanza alle condizioni precedenti. Tuttavia, se hai rinnovato la parte posteriore del tuo ripostiglio e hai aggiunto l'impianto idraulico per includere un angolo cottura e un bagno per i dipendenti, le spese sarebbero classificate in modo diverso. Qui, dovresti capitalizzare i miglioramenti dell'edificio secondo le linee guida GAAP, perché stai aggiungendo al valore del tuo edificio, una delle tue risorse principali.
Non tutte le spese sono le stesse
Ci possono essere sfumature di comprensione quando si tratta di seguire le linee guida, in particolare per quanto riguarda l'IRS. Ad esempio, dovresti capitalizzare i costi di verniciatura se ridipingi l'intera parte esterna del tuo edificio? Anche se si tratta di una grande spesa, dipingere o ridipingere il tuo ufficio o edificio è generalmente considerato una parte della manutenzione ordinaria ed è quindi una spesa aziendale corrente o detraibile. Tuttavia, se dipingi il tuo edificio o la tua stanza come parte di una ristrutturazione più ampia, che è considerata un miglioramento del capitale per la tua proprietà, anche il dipinto può essere capitalizzato e ammortizzato nel tempo. Ad esempio, se hai costruito un'aggiunta al tuo spazio attuale, hai rifatto tutte le finestre e poi hai dipinto l'intero edificio, il dipinto potrebbe quindi essere capitalizzato come parte del più ampio progetto di miglioramento del capitale.
È sempre una buona idea consultare un contabile prima di classificare questi tipi di spese. I contabili hanno molta familiarità con i principi contabili standardizzati e ti aiutano a prendere le decisioni che avvantaggiano finanziariamente la tua azienda.
