Metodi di comunicazione efficaci in un'organizzazione

Come gruppo, i proprietari di piccole imprese sono conosciuti come grandi oratori. Di solito hanno molto di cui parlare, ovvero i prodotti o servizi che rappresentano la passione della loro vita e la loro attività. Eppure questo "dono della parlantina" non si traduce necessariamente in una comunicazione efficace. Allo stesso modo in cui l'udito differisce dall'ascolto e la lettura non garantisce la comprensione, il semplice parlare non sempre porta a una comunicazione utile. E se un piccolo imprenditore gestisce 10 o 100 dipendenti, può contare su una certezza: dovrà comunicare le informazioni, in modo chiaro e diplomatico, ogni giorno.

Più del suo quoziente di soddisfazione dipende da questa attitudine; anche il futuro della sua attività può dipendere da questo, almeno se si ritiene che la crescita di un'azienda sia legata alla soddisfazione e alla motivazione dei dipendenti.

Questo è il motivo per cui ha senso anche per i proprietari di piccole imprese più prolissi affinare le proprie capacità innate e rivedere:

• Le esigenze di comunicazione di base di una piccola impresa.
• Le diverse modalità di comunicazione.
• Come devono essere comunicate le informazioni ai dipendenti. Strategie efficaci di comunicazione organizzativa. Il costo di ignorare la comunicazione organizzativa.

Quali sono le esigenze di comunicazione di un'organizzazione?

Ben prima del giorno del lancio, i proprietari di piccole imprese affrontano molti problemi che mettono alla prova le loro capacità di comunicazione (e la loro pazienza). Devono creare utilità come servizi telefonici, elettrici e Internet. Devono ordinare forniture per ufficio e negoziare i programmi di consegna. Devono assicurarsi che il loro piano di marketing sia messo a punto e che i loro sistemi contabili siano in atto. E, naturalmente, devono pubblicizzare, intervistare e assumere le persone che lavoreranno fianco a fianco con loro mentre si imbarcano nella nuova impresa commerciale.

Tutti questi incontri forniscono buone pratiche per i tipi di comunicazione di cui i proprietari di piccole imprese saranno responsabili dopo il giorno del lancio. I problemi in sé andranno dal banale ("Chi ha lasciato la soda nel congelatore che è esplosa durante la notte?") All'enormemente significativo ("Un nuovo concorrente si è appena trasferito in fondo all'isolato; ecco come risponderemo.").

Gli obiettivi di questa comunicazione interna rientrano generalmente in una o più delle seguenti categorie:

• Informare, la forma di comunicazione d'impresa di gran lunga più diffusa. Ne consegue che i dipendenti ben informati generalmente ottengono risultati migliori sul lavoro, a condizione che le informazioni fornite siano accurate, significative e utili. * Per impartire consigli, spesso sotto forma di istruzioni e formazione.
• Offrire suggerimenti, idee e opinioni, la cui qualità può suggellare lo status di un piccolo imprenditore come opinion leader autorevole. * Per persuadere, e idealmente nel modo di essere gentilmente allusivi piuttosto che coercitivi.

• Motivare -

  quando anche la comunicazione è stimolante, può fare miracoli per creare e cementare la fedeltà dei dipendenti. Fornire feedback, soprattutto sugli obiettivi di performance. Per controllare un processo o un risultato, che può sembrare formidabile finché non pensi alle possibilità. I dipendenti di qualsiasi azienda devono seguire determinate politiche, procedure o protocolli. In questo modo, controllare un processo o un risultato può aiutare la tua piccola impresa a funzionare senza intoppi e senza interruzioni.

Quali sono i diversi metodi di comunicazione?

Anche se hai appena aperto il tuo piano di comunicazione di marketing mensile, probabilmente sei colpito dalla varietà di tattiche che il tuo team di marketing ha sviluppato per te. È così che dovrebbe essere, soprattutto all'inizio di un'attività.

Se sei preoccupato di tenere traccia di tutti loro, sarà particolarmente una buona notizia che le comunicazioni interne si riducano essenzialmente a due metodi diversi: scritto e verbale.

Può sembrare abbastanza semplice, ma vale la pena considerare le possibilità offerte da entrambi i metodi:

• La comunicazione scritta include e-mail, lettere, promemoria, proposte, lettere, manuali di formazione, politiche e social media.* La comunicazione verbale include la comunicazione faccia a faccia, sia individualmente che in gruppo, e più canali, il telefono e gli strumenti di teleconferenza.

Anche due metodi di comunicazione possono darti qualcosa su cui riflettere. In altre parole, come fai a sapere su quale metodo fare affidamento? Dipenderà dalla situazione, ma la comunicazione scritta può essere più adatta quando:

• Non è necessario un feedback immediato.
• Il messaggio è molto dettagliato o complesso (il che significa che può essere letto più volte per garantire la comprensione). Il destinatario è temporaneamente fuori portata. È auspicabile una registrazione permanente del messaggio.

La comunicazione verbale può essere la scelta migliore se:

• Un messaggio è urgente o tempestivo. È necessaria l'interazione o il feedback immediato. Il messaggio è semplice e diretto.
• Non si desidera un record permanente.

Alcuni proprietari di piccole imprese aggiungerebbero un terzo metodo, spesso altrettanto efficace: la comunicazione non verbale. Questo è un punto valido, soprattutto perché molti studi sulla comunicazione mostrano che le persone valutano un messaggio verbale tanto per il contenuto quanto per Come viene comunicato attraverso segnali come il tono della voce, il contatto visivo, le espressioni facciali, il linguaggio del corpo e la posizione.

In che modo un'organizzazione dovrebbe comunicare le informazioni ai dipendenti?

Se lo chiedi, è probabile che tu riceva molti feedback costruttivi sul tuo stile di consegna. Ma nessun dipendente potrà criticare i tuoi metodi di comunicazione se rispetti determinati principi:

• Sii tempestivo. Fai del tuo meglio per assicurarti che i dipendenti ricevano notizie e informazioni da te, non da terze parti. Se le informazioni sono riservate, dillo. Le persone sono note per essere affidabili con informazioni sensibili; in effetti, sono spesso lusingati dall'estensione della fiducia. Tendono a spettegolare e diffondere voci nel assenza di informazione.Essere onesti. Puoi o meno aderire all'idea di "trasparenza". Ci possono essere momenti in cui non puoi, o non dovresti, comunicare determinate informazioni ai tuoi dipendenti. Ma le informazioni che fornisci devono essere oneste per essere considerate credibili.Sii concreto. La tua credibilità dipende anche dalla qualità delle informazioni che fornisci. Quindi, se una fonte di terze parti sostiene il tuo caso, usalo come supporto.
• Sii propositivo. I tuoi dipendenti non dovrebbero mai essere lasciati a chiedersi: "Qual era il punto di? quella?" In effetti, dovresti avere uno scopo chiaramente definito prima ancora di pianificare il contenuto di un messaggio scritto o verbale.
• Essere chiaro. Più facile di quanto sembri, poiché la chiarezza spesso arriva con la pratica. Migliora la tua curva di apprendimento utilizzando un linguaggio semplice e preciso ed evitando termini complessi. Questo non vuol dire che dovresti "smorzare" i messaggi; i tuoi dipendenti sono probabilmente molto astuti. Ma se temi che un'idea o un concetto possa creare confusione, supportalo con un'illustrazione o un esempio in modo che il tuo messaggio sia compreso.
• Sii corretto e rispettoso. Presenta tutti i lati di una situazione ed evita un linguaggio parziale, dispregiativo e offensivo. Può essere utile ricordare che in qualità di proprietario di una piccola impresa, sei tu a dare il tono alla tua organizzazione. E se i tuoi dipendenti ti sentono, ad esempio, denigrare apertamente un concorrente, probabilmente si sentiranno in diritto di fare lo stesso.
• Sii fiducioso. Se non sei sicuro della tempistica, della natura o del contenuto di un messaggio, segui i tuoi istinti migliori e rifletti maggiormente sulla questione prima di agire. Le persone sono spesso veloci a cogliere l'esitazione e l'incertezza, e tali dubbi quasi sicuramente mineranno il tuo messaggio.

Quali sono i tipi di comunicazione organizzativa efficace?

Non saresti un piccolo imprenditore se non fossi ansioso di mettere il tuo imprimatur sul tema della comunicazione organizzativa. Inoltre, a che serve quel "regalo per parlantina" se non sei disposto a mescolare le cose e creare il tuo "cocktail" di comunicazione?

Naturalmente, vorrai adottare strategie che integrino il tuo stile personale e il tuo livello di comfort. Come molti imprenditori, potresti sentirti più a tuo agio con i tradizionali sforzi di sensibilizzazione, in particolare gli incontri faccia a faccia. Ma man mano che la tua attività cresce e cerchi modi per mantenere i tuoi dipendenti impegnati, produttivi e motivati, alcune di queste strategie che incontrano la tradizione e la novità potrebbero essere utili:

• Incontri ricorrenti, con una svolta. Non c'è niente di nuovo (o, qualcuno direbbe, eccitante) nelle riunioni, ma questo dipende da chi le gestisce e da come. Chiamali "check-in", se lo desideri, ma "riunioni di gruppo" regolari possono mantenere i dipendenti responsabili e concentrati. Se ti preoccupi di diminuire i livelli di attenzione, organizza riunioni "in piedi", in cui tutti rimangono in piedi. (Le sessioni potrebbero anche essere più brevi.) In alternativa, siediti in cerchio. Oppure pianifica un "raduno" ogni venerdì, seguendo un'ora sociale per concludere la settimana con una nota ottimista.
• Una porta aperta e girevole. Neanche le politiche della porta aperta stanno prendendo d'assalto il mondo delle piccole imprese. Ma immagina la sorpresa dei tuoi dipendenti quando inverti il ​​paradigma e cammini loro porta e accostare una sedia per una chiacchierata, informale o meno. Se vuoi davvero dare l'esempio e vuoi che i dipendenti entrino dalla tua porta per parlarti, chiarisci che credi che le porte aperte dovrebbero oscillare in entrambe le direzioni.
• Mentore con significato. È facile trascurare le procedure di assunzione, dando per scontato che i nuovi dipendenti "imparano mentre procedono". Facilita la loro curva di apprendimento assegnando un mentore che fungerà da risorsa di riferimento per almeno sei mesi. Gli altri vantaggi: i mentori di solito apprezzano lo status (attirando una sana competizione tra i loro coetanei) e spesso riferiscono critiche costruttive al capo (tu).

Quali sono gli effetti di una cattiva comunicazione organizzativa?

Probabilmente hai capito che una comunicazione efficace richiede tempo. Ci vuole tempo che preferisci goderti un'ora di pranzo tranquilla piuttosto che arbitrare un dibattito tra due squadre di lavoro. Ci vuole tempo quando preferiresti tornare a casa alla fine della giornata piuttosto che indugiare nel corridoio per incoraggiare un dipendente in difficoltà. E ci vuole tempo che ti fa rimandare lo scollegamento per la giornata e andare a dormire piuttosto che rispondere a un'altra e-mail a tarda notte.

Una comunicazione efficace richiede tempo e sforzo, e anche se il tuo posto di lavoro potrebbe non essere votato come uno dei "migliori posti di lavoro" da una rivista di rilievo, non dovrebbe comunque subire alcune delle conseguenze negative più dannose di una cattiva comunicazione, che includono:

• Produttività ridotta. I dipendenti che si sentono alla deriva, demotivati ​​o scontenti possono passare il tempo a commiserarsi con i colleghi; altri troveranno attività non lavorative per occupare la loro attenzione durante l'orario di lavoro.
• Scadenze mancate. I dipendenti che non sanno come completare un'attività quasi sicuramente avranno difficoltà a farlo.* Assenteismo più frequente. I dipendenti che lottano con una di queste emozioni spesso hanno difficoltà a presentarsi al lavoro. Sono malati, va bene, di sentirsi fuori dal giro.
• Fatturato elevato. Tutti sanno che i dipendenti diseredati che si sentono come se non avessero voce sul posto di lavoro decidono di rompere le loro corde vocali dimettendosi.
• Un maggior numero di infortuni sul lavoro. Ne consegue che i dipendenti che sono male informati o non informati sulle pratiche corrette commettono più errori e hanno più incidenti sul lavoro.
• Servizio clienti scadente. Un'altra certezza: quasi tutto ciò che riguarda una piccola impresa chiude il cerchio, a partire dal titolare, passando dai dipendenti e finendo con il cliente. Un buon servizio è un esito felice o una triste vittima della comunicazione organizzativa.

In questo contesto, l'innovazione non ha alcuna possibilità e, forse, nemmeno l'attività in cui hai investito così tante speranze. Tuttavia, con dedizione e pratica, ogni piccolo imprenditore può imparare a diventare un efficace comunicatore sul posto di lavoro. Dopotutto, i proprietari di piccole imprese sono più che grandi chiacchieroni; come gruppo, si distinguono anche come persone che superano le capacità.