Secondo Accounting coach, un budget è un piano finanziario per attività future. La capacità del proprietario di una piccola impresa di preventivare i costi ha un impatto diretto sulla redditività dell'azienda. Il budget per gli acquisti è solo un aspetto della strategia di budget funzionale complessiva di un'azienda. Il budget per gli acquisti differisce da un budget di profitti o di spesa perché l'obiettivo del budget è determinare i requisiti dell'organizzazione per gli acquisti di materiali e l'inventario. Qualsiasi azienda o organizzazione che produce o vende un prodotto tangibile necessita di un budget per gli acquisti.
Importanza del budget di acquisto materiale
Il proprietario di una piccola impresa deve prevedere un budget per la pianificazione dei costi aziendali, il coordinamento dell'utilizzo delle risorse aziendali per soddisfare gli obiettivi aziendali e il controllo delle spese. Un budget di acquisto materiale consente al proprietario di conoscere il numero di beni che l'azienda deve vendere per raggiungere gli obiettivi monetari dell'organizzazione. Come riportato dall'Università RMIT, "il budget di acquisto si estenderebbe anche all'acquisizione di beni capitali necessari ad altre funzioni dell'azienda".
Il budget delinea il costo dell'inventario in termini di livelli di inventario attuali e futuri. La determinazione del valore dell'inventario dell'azienda mostra ai proprietari dell'azienda se l'azienda dispone dei livelli di inventario corretti in un determinato momento e consente loro di allocare il denaro necessario per l'acquisto dei materiali. Inoltre, un budget per gli acquisti tiene conto dei livelli di produzione futuri attesi.
Caratteristiche del budget acquisti
Il budget per gli acquisti occupa un posto importante in un'azienda in quanto consente al proprietario di analizzare efficacemente l'inventario all'interno del più ampio quadro di budget complessivo dell'azienda. La pianificazione di un budget di acquisto materiale richiede che il proprietario esamini le prestazioni passate per determinare le esigenze future, stabilire un punto di pareggio, eseguire analisi del flusso di cassa e guadagni del progetto. Man mano che l'azienda cresce, il numero di dipendenti spesso aumenta. Un budget per gli acquisti che contiene i livelli di dipendenti previsti contribuirà a garantire quantità di inventario adeguate man mano che più dipendenti vendono il prodotto. Un budget per gli acquisti aiuta anche l'azienda a prepararsi per aumenti o modifiche nelle linee di prodotti o per il lancio di nuovi prodotti.
Esempio di budget acquisti
Le aziende manifatturiere che producono o vendono un prodotto devono determinare un budget per gli acquisti dopo aver preparato un budget operativo. Le aziende che non hanno inventario da acquistare, immagazzinare o vendere non richiedono questo budget specializzato. Un esempio di attività che necessita di un budget per l'acquisto di materiale è una piccola stazione di servizio che vende carburante, un panificio che vende snack e un supermercato che vende beni di prima necessità per la casa. La necessità di un budget per gli acquisti potrebbe non essere evidente quando un'azienda è piccola o ha sede in una casa, ma una volta che l'azienda si espande e immagazzina grandi quantità di inventario, è necessario un budget per gli acquisti.
Considerazioni sul budget acquisti
Le aziende traggono vantaggio da un budget per gli acquisti in quanto hanno un maggiore controllo sui livelli di inventario. Un budget degli acquisti che include i dati storici dei budget degli acquisti precedenti consente all'azienda di evitare di detenere scorte o materiali in eccesso. Un budget di acquisto materiale consente inoltre a un proprietario di adattare le spese di acquisto alle fluttuazioni stagionali del mercato nel costo delle merci, negoziare un prezzo più basso sugli acquisti futuri e anticipare la crescita futura.
Un'analisi del budget degli acquisti può rivelare che i livelli di inventario sono costantemente bassi per determinati materiali o che l'azienda deve occasionalmente pagare di più per i prodotti non disponibili a causa dell'aumento o della domanda imprevista dei clienti. Un budget per gli acquisti consente all'azienda di reagire rapidamente per evitare di perdere clienti a causa dei tempi di produzione più lunghi o dell'evasione degli ordini più lenta.
