Il software di contabilità QuickBooks di Intuit offre agli utenti aziendali una varietà di funzioni essenziali per il libro paga come la compilazione e la comunicazione di informazioni fiscali statali e federali. Il programma consente alle aziende che hanno un abbonamento al servizio paghe QuickBooks di inserire questi dati in un modulo elettronico W-2 per l'invio online all'Internal Revenue Service. Se paghi un dipendente oltre $ 600 all'anno, devi presentare un modulo W-2 all'IRS. QuickBooks invierà il modulo anche agli uffici fiscali statali.
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Avvia QuickBooks e fai clic su "Dipendenti" dal menu principale del programma. Seleziona "Moduli fiscali sui salari e W-2", quindi seleziona "Elabora moduli sui salari".
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Scegli "Moduli federali" e fai clic su "OK". Seleziona "Modulo annuale W-2 / W-3 - Dichiarazione salariale e fiscale". Verrà visualizzata una versione elettronica di un rendiconto W-2. Se in passato hai completato W-2 utilizzando QuickBooks o hai inserito dati sui dipendenti, potrai scegliere da un elenco di dipendenti prima di raggiungere la schermata W-2 Seleziona la casella accanto al nome del dipendente e seleziona "Rivedi/Modifica".
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Inserisci i dati del tuo dipendente negli appositi campi. Ciò include salari totali, mance e compensi; trattenute fiscali comprese Federale, Previdenza Sociale e Medicare; importi delle prestazioni per l'assistenza a carico; e dati di base dei dipendenti, compreso il numero di previdenza sociale. Ti verrà inoltre richiesto di inserire i dettagli di base sulla tua azienda, incluso il numero di identificazione del datore di lavoro federale.
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Inserisci i tuoi dati fiscali se il tuo stato riscuote l'imposta sul reddito. Questi dati includono il numero di identificazione dello stato del dipendente; tutti i salari statali e le mance pagate; l'importo dell'imposta statale sul reddito; eventuali tasse locali pagate; e l'importo delle tasse locali trattenute dalla paga del dipendente. In caso di domande o problemi durante la compilazione del W-2, Intuit offre assistenza telefonica da parte di specialisti del libro paga per aiutarti.
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Rivedere i dati sul modulo. Fai clic su "OK", quindi su "Invia elettronicamente" nel menu Gestione stipendi.
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Seleziona "E-file Federal Form" o "E-file" nella finestra di dialogo. Immettere le informazioni sull'agenzia statale e federale nei campi appropriati. Dopo aver completato un W-2 per un dipendente, QuickBooks compilerà automaticamente queste informazioni nel successivo W-2.
Stampa di moduli W-2
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Metti fogli di carta bianchi, carta perforata o un modulo prestampato nel vassoio della stampante se desideri stampare copie cartacee dei moduli W-2 per la spedizione. L'IRS consente alle aziende con meno di 250 W-2 di inviarli per posta. È necessario utilizzare inchiostro nero in base alle normative IRS.
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Fare clic su "File" dal menu principale del programma, quindi selezionare "Stampa". Nota che QuickBooks non è compatibile con i moduli stampati distribuiti dall'IRS, ma puoi ordinare i moduli W-2 da Intuit che l'IRS accetta.
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Rivedere i dati sul modulo stampato per assicurarsi che siano corretti.
