I dipendenti in ritardo cronico possono costare denaro all'azienda e influire sul morale dei dipendenti. Tali dipendenti costano ai datori di lavoro degli Stati Uniti 3 miliardi di dollari l'anno in perdita di produttività, secondo un rapporto della Penn State dell'aprile 2010. Aiuta la tua azienda a funzionare senza problemi affrontando verbalmente i problemi di ritardo quando si presentano per la prima volta. Tuttavia, se gli avvertimenti verbali non migliorano il comportamento, dovrai mettere per iscritto le tue preoccupazioni. Il promemoria può fungere da avvertimento scritto e deve essere copiato nel reparto risorse umane e inserito nella cartella del dipendente.
Fare riferimento alla politica aziendale
Quando scrivi un promemoria per affrontare il ritardo di un dipendente, inizia facendo riferimento alla tua politica aziendale riguardo a questo problema. Non solo farà sembrare il tuo promemoria più professionale, ma è meno probabile che venga preso come un affronto personale se includi questa parte. Cita la politica alla lettera. Puoi iniziare il tuo promemoria con una frase come "Secondo il Capitolo 3, Sezione 1 nel manuale del dipendente, 'I dipendenti devono arrivare al lavoro in orario ogni giorno per preparare il negozio per l'apertura.' È stato rilevato che lei ha violato questa politica tre volte nell'ultimo periodo di stipendio. "
Fornisci esempi specifici
Nel tuo promemoria, fornisci esempi di quando il dipendente è in ritardo. Questo non solo chiarisce con il dipendente a quali giorni ti riferisci, ma fornisce la documentazione che potrebbe essere necessaria in seguito se il comportamento si intensifica. Ad esempio: "I registri mostrano che hai registrato alle 8:16 il 2 febbraio 2011, alle 8:32 il 4 febbraio 2011 e alle 8:13 il 5 febbraio 2011. Questo è dopo la nostra discussione su il tuo ritardo il 26 gennaio 2011. "
Spiegare le conseguenze
Fai sapere al tuo dipendente le conseguenze di continuare a lavorare in ritardo. Attenersi rigorosamente alla politica aziendale, così le vostre azioni saranno coerenti quando disciplinerete altri dipendenti nello stesso modo. Potresti scrivere: "Questa lettera serve come avvertimento scritto. Un ulteriore incidente si tradurrà in un secondo avvertimento scritto. Secondo la politica aziendale, dopo due avvertimenti scritti, i dipendenti vengono esonerati dal lavoro. Vorremmo vedere risolto questo problema, hai molti anni buoni con la compagnia."
Parole da evitare
Le comunicazioni scritte ai dipendenti devono essere sempre chiare. Evita di usare parole vaghe come "potrebbe", "probabilmente" e "dovrebbe". È giusto che il tuo dipendente gli faccia sapere esattamente dove si trova. Inoltre, anche se potresti essere tentato di includere parole di elogio sulle prestazioni del dipendente o altro materiale irrilevante per ammorbidire il colpo, evita di farlo. Un promemoria per un dipendente in ritardo può essere citato in giudizio nel caso in cui il dipendente venga licenziato e istighi un'azione legale, uno scenario non raro. Attenersi al problema in questione per evitare confusione o responsabilità. Chiedi al dipendente di firmare la sua copia del promemoria per indicare che l'ha ricevuto.
