La contabilità regolare è facile, ma per quanto riguarda le donazioni? È importante capire come registrare una donazione, nota anche come contributo di beneficenza, nei libri dell'azienda. Le aziende devono anche capire se possono detrarre le donazioni dalle dichiarazioni dei redditi aziendali. Se doni beni o servizi in nome di un'azienda, il valore di mercato degli articoli diventa una detrazione fiscale per la tua azienda.
Capire cosa costituisce una donazione
L'IRS considera una donazione un dono fatto a un'organizzazione che si qualifica per lo stato di non profit 503 (c). Ciò include compagnie di vigili del fuoco volontarie, musei, chiese e ospedali senza scopo di lucro. L'IRS ha uno strumento sul suo sito web per individuare anche altre organizzazioni ammissibili.
Le donazioni possono consistere in denaro, proprietà o tempo. Durante la donazione, è probabile che tu stia spendendo denaro o spostando l'inventario, il che fornisce un suggerimento su come registrare la transazione.
Registrazione di una donazione
Se hai effettuato una donazione in contanti, inizia configurando l'organizzazione di beneficenza come nuovo fornitore per la tua azienda. Quindi, registra il denaro in uscita come assegno o fattura a nome dell'ente di beneficenza e il pagamento corrispondente, come faresti per qualsiasi altra fattura. Per quanto riguarda le spese, per le aziende, utilizza un conto spese che hai impostato come conto dedicato per i contributi deducibili dalle tasse. Questo account verrà visualizzato nel conto economico della società.
Stabilire il valore dei beni conferiti
Se hai donato beni o servizi, prima stabilisci il valore di questi beni conferiti. In altre parole, scopri il valore equo di mercato o quanto qualcuno pagherebbe sul mercato aperto, per i beni o il tempo che è stato donato all'ente di beneficenza.
Crea una fattura in beneficenza
Per un'azienda, crea una fattura all'ente di beneficenza per i prodotti o i servizi che sono stati donati. Per registrare la spesa, imposta un conto spese per le donazioni. Successivamente, crea una voce nel tuo sistema contabile che rappresenta il prodotto o il servizio che è stato donato. Puoi definirlo come "contributo di beneficenza".
Emettere una nota di credito all'ente di beneficenza
Emetti una nota di credito alla tua organizzazione di beneficenza come cliente. Ciò azzererà la fattura che hai emesso all'entità e rifletterà l'importo della donazione che hai fatto. Infine, verifica che il credito sia stato correttamente applicato alla fattura.
Mantieni registri dettagliati
La registrazione delle donazioni per la contabilità include anche la documentazione dei dettagli delle transazioni di donazioni inserite nel sistema di contabilità. È importante documentare ciò che è stato donato e il valore di mercato dell'oggetto (a meno che non si tratti di contanti). Inoltre, dovrai registrare a chi hai donato l'oggetto e quando tu o la tua azienda avete effettuato la donazione.
Avrai bisogno di questi record per completare accuratamente la tua dichiarazione dei redditi annuale. Se non disponi di detrazioni sufficienti per dettagliare la dichiarazione dei redditi, non potrai detrarre neanche la donazione.
Se stai affrontando un controllo IRS, hai bisogno di tutte le informazioni sulla tua donazione come prova che hai effettivamente fatto le donazioni che sono state presentate nella tua dichiarazione dei redditi.
Richiedi un riconoscimento
Dopo aver effettuato una donazione a un'organizzazione di beneficenza, richiedi una lettera di riconoscimento dell'ente di beneficenza da conservare insieme agli altri registri della donazione.
