Il suono di un telefono che squilla dovrebbe essere musica per le orecchie dell'imprenditore. In realtà, tuttavia, un volume di chiamate elevato può essere difficile da gestire in una piccola azienda. I problemi relativi alla gestione dei telefoni occupati possono riflettersi negativamente sulla tua attività. Ricerca la natura e il modello delle chiamate in modo da poter implementare un piano per gestire efficacemente i telefoni della tua azienda e osservare il miglioramento dei profitti della tua azienda.
Determina le cause
Un modo fondamentale per imparare a far fronte all'elevato volume di chiamate nella tua piccola impresa è determinarne le cause. Le ragioni principali per un picco nel volume delle chiamate potrebbero essere positive come un aumento delle vendite e l'interesse generale per la tua attività. Altri motivi non sono così affermativi come reclami riguardanti i tuoi prodotti o servizi o chiamate errate. Dopo aver individuato il motivo specifico, puoi capire come affrontare il volume delle chiamate. La risposta potrebbe essere rimanere aperti in un secondo momento o risolvere problemi specifici con i tuoi prodotti o servizi.
Assegnare compiti telefonici
Dedicare un membro del personale a occuparsi esclusivamente delle chiamate durante i periodi di volume elevato. Potresti già avere un addetto alla reception che è inondato di chiamate e ha bisogno di ulteriore assistenza o potresti dover creare questa posizione. Secondo la società HDI, dovresti cercare i modelli di quando si verificano i volumi di chiamate più elevati, ad esempio all'inizio della settimana o nel tardo pomeriggio. Se ci sono periodi di lavoro specifici, puoi incaricare qualcuno di aiutare con i telefoni durante questi periodi. Nei casi in cui le chiamate sono eccessivamente alte solo durante particolari stagioni come le vacanze invernali, potresti prendere in considerazione l'assunzione di un assistente telefonico temporaneo.
Crea FAQ in linea
Spesso puoi ridurre la quantità di chiamate alla tua attività con una sezione "Domande frequenti" o FAQ, sul sito web della tua attività. Ciò è particolarmente utile quando si hanno numerose chiamate che fanno le stesse domande. Ad esempio, i clienti potrebbero chiamare regolarmente per chiedere informazioni su giorni e orari lavorativi, disponibilità del catalogo, politica di restituzione o come candidarsi per un lavoro con la tua azienda. Tutti questi problemi possono essere risolti in una sezione FAQ. Puoi indirizzare i chiamanti con un messaggio registrato che li informa del tuo sito Web con la possibilità di trattenere per un operatore dal vivo.
Gestione rapida
Un modo fondamentale per gestire un volume di chiamate elevato è capire come limitare la durata delle chiamate mantenendo un servizio clienti di qualità. Per fare ciò, i membri del personale che rispondono al telefono, anche periodicamente, devono avere una conoscenza approfondita della tua attività in modo da essere in grado di rispondere alle domande in modo rapido e affidabile. Allunghi le chiamate e aggravi i clienti quando devi mettere in attesa un chiamante per chiedere una risposta a un altro dipendente. Secondo la National Association of States United for Aging and Disabilities, dovresti aver stabilito protocolli per le chiamate che forniscono ai chiamanti un'esperienza buona o "preferita". Queste linee guida dovrebbero includere un rapido processo di ordinazione per i tuoi prodotti e servizi. Ciò migliorerà la soddisfazione del cliente e ti aiuterà a elaborare le chiamate rapidamente in modo da poter assistere gli altri chiamanti.
