Il moderno ambiente aziendale richiede alle organizzazioni di sviluppare processi di comunicazione efficaci per far fronte a un maggiore coinvolgimento dei dipendenti, strutture organizzative appiattite, progressi nella tecnologia della comunicazione e il passaggio a un'economia basata più sulla conoscenza che sulle tradizionali competenze industriali e di servizio. Le barriere alla comunicazione - come differenze linguistiche, sovraccarico di informazioni e relazioni tese - portano a errori, incomprensioni e problemi interpersonali. La comunicazione diagonale offre ai dipendenti l'opportunità di comunicare efficacemente con la gerarchia organizzativa.
Distorsione
I messaggi possono essere distorti a causa di problemi di lingua, disattenzione, mancanza di chiarezza o differenze culturali. Anche quando i dipendenti condividono la stessa prima lingua, la scelta delle parole può portare a una comunicazione inefficace se un dipendente usa un gergo o un linguaggio emotivo. Le capacità di ascolto sono un elemento importante della comunicazione. La mancanza di attenzione da parte del destinatario del messaggio può causare distorsioni. I manager possono essere riluttanti a trasmettere cattive notizie, il che può portare a comunicazioni o feedback vaghi o poco chiari. Le differenze culturali possono anche interferire con la comunicazione se l'originatore e il ricevente non condividono lo stesso contesto culturale. Alcune culture possono richiedere un contratto scritto formale per concludere i negoziati, mentre altre procedono sulla base di un accordo verbale e di una stretta di mano.
Sovraccarico di informazioni
I dipendenti che ricevono un alto livello di comunicazione in un breve periodo di tempo possono sovraccaricarsi e avere difficoltà a elaborare tutte le informazioni. Ciò può derivare da più messaggi brevi o da un messaggio eccessivamente complesso. I progressi nella tecnologia della comunicazione, come l'aumento dell'uso della posta elettronica, hanno reso la comunicazione sul posto di lavoro più rapida e semplice. Tuttavia, la tecnologia ha aumentato la comunicazione al punto che gli utenti devono adottare tecniche di autogestione per evitare di essere sopraffatti dalle informazioni.
Interpretazione
L'incoerenza tra le parole di una persona e il suo tono o linguaggio del corpo può creare barriere alla comunicazione. Un dipendente che riceve un feedback positivo dal suo manager potrebbe non credere al feedback se il manager evita il contatto visivo e il suo linguaggio del corpo appare falso. Al contrario, un dipendente che riceve un feedback negativo può razionalizzarlo decidendo che il suo manager non lo apprezza, piuttosto che accettare che le sue prestazioni siano inferiori allo standard. I destinatari possono interpretare la comunicazione in base alla loro esperienza passata dell'originatore. Se un manager noto per le sue battute sul posto di lavoro offre un briefing sul rispetto sul posto di lavoro, i suoi dipendenti diretti potrebbero non credere che sia sincero.
Comunicazione diagonale
La comunicazione interfunzionale tra dipendenti a diversi livelli della gerarchia organizzativa è descritta come comunicazione diagonale. La comunicazione diagonale è sempre più comune nelle organizzazioni più grandi con strutture a matrice o basate su progetti. La comunicazione diagonale può superare alcune delle barriere alla comunicazione all'interno di un'azienda. Riduce le possibilità di distorsioni o interpretazioni errate incoraggiando la comunicazione tra le parti interessate. Riduce anche il carico di lavoro di comunicazione di un manager perché non deve agire da intermediario tra i suoi dipendenti diretti e gli altri manager.
