Microsoft Project, il software di gestione dei progetti di Microsoft, è una suite software completa che consente una supervisione completa e semplice del progetto attraverso lo sviluppo di piani di progetto. Questi piani consentono ai manager di stabilire attività e pietre miliari del progetto, assegnare risorse, identificare le dipendenze delle attività e stimare le durate delle fasi, rendendo il software uno strumento utile per diversi tipi di progetti, dai progetti di costruzione e marketing ai progetti di produzione e artistici. La suite consente ai manager di organizzarsi e anticipare le complicazioni in tutti questi progetti di esempio.
Creazione di attività per il piano di progetto di marketing
All'inizio i nuovi progetti possono sembrare piuttosto scoraggianti, con obiettivi ambiziosi e lontani che sembrano quasi irraggiungibili. Microsoft Project, tuttavia, aiuta a dividere progetti di grandi dimensioni in insiemi di attività più piccole, rendendo il progetto molto più facile da gestire e implementare. Nel caso ipotetico di una campagna di web marketing, un piano di progetto dividerebbe la campagna nelle sue parti costitutive, come l'ottimizzazione dei motori di ricerca, il social media marketing, la riprogettazione del sito web e i programmi di affiliazione. Ognuna di queste ampie aree potrebbe essere ulteriormente suddivisa in attività più piccole, come "preparare ricerche di mercato su siti Web concorrenti", "ottenere un preventivo per il nuovo sito Web" e "modelli completi del nuovo design" nella sezione riprogettazione del sito Web. Il progetto Microsoft consente inoltre agli utenti di "rientrare" e "ridurre il rientro" delle attività per creare una gerarchia di importanza per il progetto complessivo e chiama l'insieme completo di tutte le attività la "struttura di suddivisione del lavoro".
Assegnazione di risorse per il piano del progetto cinematografico
Una volta che un progetto è suddiviso nelle sue attività costitutive, Microsoft Project consente agli utenti di assegnare risorse a ciascuna attività. Le risorse includono tutto, dalle attività finanziarie alle attrezzature e ai dipendenti. Per utilizzare un progetto cinematografico come esempio, il piano del progetto assegnerebbe diverse telecamere e attrezzature per le riprese, budget e tecnici a ciascun set o luogo di ripresa, dove ogni ripresa sarebbe un'attività con le proprie risorse assegnate. Questo schema organizzativo consente ai project manager di visualizzare meglio le loro esigenze di risorse, distribuire le risorse disponibili in modo efficace e budget di conseguenza.
Stima della durata delle attività per la produzione
Nel caso di un progetto di produzione, in cui un impianto ha appena ricevuto un ordine per 800 flash, un piano di progetto completo include anche stime della quantità di lavoro necessaria per completare il progetto e la durata prevista del progetto fino alla consegna. Se è necessaria un'ora per produrre un flash, il progetto richiede 800 ore di manodopera, il requisito di lavoro per il progetto. La durata del progetto è quindi determinata dall'allocazione delle risorse al lavoro. Se 10 dipendenti, ognuno dei quali lavora una giornata di otto ore, partecipano al progetto, l'impianto produce 80 flash al giorno e la durata dell'intero progetto sarà di 10 giorni lavorativi. Queste stime del piano di progetto aiutano a determinare gli impatti delle diverse allocazioni di risorse e consentono una consegna tempestiva del progetto.
Identificazione delle dipendenze delle attività nel piano del progetto di costruzione
Non tutte le attività possono essere completate contemporaneamente nella maggior parte dei progetti. Nel caso di un progetto di costruzione, ad esempio, i carpentieri non possono installare le finestre in una casa finché i costruttori non hanno completato le pareti intorno alle finestre. Queste relazioni sono chiamate "dipendenze" in Microsoft Project e il piano del progetto consente di rappresentare queste relazioni tramite un diagramma di Gantt visivo. In sostanza, un diagramma di Gantt prende le durate dichiarate di ogni attività e, ogni volta che l'utente ha indicato una dipendenza tra le fasi, organizza le attività per chiarire che non si può iniziare finché l'ultima non è stata completata. Questa organizzazione sequenziale consente ai manager di anticipare potenziali ritardi e preparare un calendario realistico per un progetto con numerose dipendenze. Per tornare all'esempio, se le finiture delle pareti richiedono quattro settimane e sono un prerequisito necessario per il processo di due settimane di installazione di Windows, il processo completo richiede sei settimane e qualsiasi ritardo nella prima attività comporterà un ritardo simile nel secondo.
